Politica de Confidențialitate

Societatea WESTACO S.R.L., cu sediul în București, Calea Griviței, nr. 11, sector 1, inregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/8693/2001, cod unic de înregistrare RO 14235694 („Societatea”), în calitate de operator, dorește să vă informeze despre prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în contextul operațiuni referitoare la furnizarea serviciilor/produselor WESTACO EXPRESS către clienți, în scopurile specificate mai jos.

Prin natura și procedurile serviciilor/produselor furnizate de WESTACO („Serviciile” sau „Serviciile WESTACO EXPRESS”), utilizatorii acestora (“Clienți” sau „Utilizatori”) – PLATITOR / EXPEDITOR și/sau BENEFICIAR – transmit anumite date personale utilizate pentru a asigura furnizarea și desfășurarea conform prevederilor legale și procedurilor proprii, în condiții optime și în siguranță a Serviciilor.

Această Declarație privind Politica de confidențialitate reflectă politica de confidențialitate aplicată tuturor utilizatorilor serviciilor/produselor WESTACO EXPRESS astfel încât aceștia să fie informați și să poată decide în cunoștința de cauză asupra modului în care datele lor personale care sunt colectate prin utilizarea serviciului sunt sau vor fi utilizate precum și a drepturilor pe care le au.

Conform cerinţelor Legii nr. 363/2018 și a Legii nr. 190/2018 pentru protecţia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date, modificată şi completată şi ale Legii nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal şi protecţia vieţii private în sectorul comunicaţiilor electronice, S.C. WESTACO S.R.L. are obligaţia de a administra în condiţii de siguranţă şi numai pentru scopurile specificate, datele personale pe care ni le furnizaţi despre dumneavoastră, un membru al familiei dumneavoastră ori o altă persoană.

Protecția și prelucrarea datelor cu caracter personal

Prin date cu caracter personal se înțeleg atât datele cu caracter nepersonal cat și datele cu caracter personal – informații referitoare la o persoana fizica identificată sau identificabila. O persoana identificabila este acea persoana care poate fi identificată, direct sau indirect, în mod particular prin referire la un element de identificare, incluzând, dar fără a se limita la: (i) nume, prenume, CNP, seria și numărul documentului de identitate (CI, pașaport etc.), alte informații conținute în documentul de identitate (ex. data și locul nașterii, cetățenie, etc.), adresa de domiciliu și/sau corespondență, e-mail, telefon (ex. fix, mobil, fax); (ii) informații referitoare la ocupația, numele angajatorului, natura activității proprii, funcția publică importantă deținută, expunerea politica (dacă este cazul); (iii) informații de natură financiară (ex. venituri, etc.); (iv) diverse informații necesare sau solicitate de autorități în vederea aplicării prevederilor legale referitoare la prevenirea activităților de spălare de bani și finanțare a actelor de terorism sau a riscurilor specifice furnizării serviciilor/produselor; (v) informații rezultate ca urmare a monitorizării video/audio în cazul în care Clientul vizitează una din locațiile în care se furnizează serviciile/produsele WESTACO EXPRESS sau contactează serviciile de suport; (vii) semnătura; (viii) orice alte informații care derivă din acestea în urma prelucrărilor efectuate de WESTACO (ex., segmentarea clientelei în funcție de diferite criterii, identificatorul unic generat la nivelul WESTACO pentru fiecare client în parte, informații specifice serviciilor/produselor oferite de WESTACO etc.) și orice alte informații care sunt necesare desfășurării activităților WESTACO; (ix) IP-ul sau activitățile efectuate atunci când navighezi pe site-ul nostru sau folosești aplicațiile/serviciile WESTACO.)

Prelucrarea datelor cu caracter personal înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni care se efectuează asupra datelor cu caracter personal, prin mijloace automate sau neautomate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea ori modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, dezvăluirea către terți prin transmitere, diseminare sau în orice alt mod, alăturarea ori combinarea, blocarea, arhivare, ștergerea, distrugerea etc.

Colectarea informațiilor

Informațiile sunt colectate în procesul de oferire a serviciilor/produselor către utilizatori sau potențiali utilizatori. Sursele principale de informații sunt:

Formularele utilizate pentru furnizarea serviciilor, date furnizate când se utilizează website-urile sau aplicațiile WESTACO, alte mijloace de comunicare, chestionare pe care utilizatorii sau potențialii utilizatori ai Serviciilor acceptă (fără a fi obligați să accepte) să le completeze la cererea noastră, alte documente pe care utilizatorii sau potențialii utilizatori ni le pun la dispoziție la cererea noastră;
Tranzacțiile care au loc intre WESTACO și agenții/partenerii săi și între aceștia și utilizatorii Serviciului;
Surse externe – pentru îndeplinirea obligațiilor specifice în materie de cunoaștere a clientelei și în scopul prevenirii spălării banilor și finanțării terorismului (instituții competente, registre publice, baze de date electronice, informații disponibile în social media cat și pe internet, sau terți abilitați, deținători de astfel de informatii, cum ar fi, dar fără a ne limita la următoarele: Direcția pentru Evidenta Persoanelor și Administrarea Bazelor de Date, Oficiul National al Registrului Comerțului, portalul instanțelor de judecata din Romania administrat de Ministerul Justitiei, alți furnizori de date cu caracter personal etc.).

Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal

Scopul colectării datelor este: furnizare de bunuri şi servicii (operaţiuni de transfer şi remitere de bani, încasări facturi sau rate, comercializare diferite produse sau servicii proprii sau pentru terţi); reclamă, marketing şi publicitate pentru serviciile şi/sau produsele oferite de noi; statistica; colectare debite/recuperare creanţe; servicii de comunicaţii electronice; achiziţii de produse/servicii.

Informaţiile înregistrate sunt destinate utilizării de către noi pentru derularea, dezvoltarea şi promovarea serviciilor sau produselor respective sau a unor servicii sau produse noi şi pot fi comunicate si partenerilor noştri: companii in numele cărora sau în colaborare cu care se fac încasări, comercializări de produse, alte servicii; parteneri prin intermediul sau împreună cu care se ofera serviciile/produsele respective.

Scopurile pentru care WESTACO prelucrează datele cu caracter personal sunt:

Furnizarea Serviciilor direct, prin intermediul agenților sau altor canale disponibile în acest sens (ex., locații fizice, internet, aplicații fixe sau mobile pe care Clientul le accesează în vederea utilizării serviciilor furnizate de WESTACO, telefon etc.;
Identificarea utilizatorilor/potențialilor utilizatori atât în locațiile fizice în care sunt disponibile Serviciile, cât și prin intermediul mijloacelor de comunicare (ex., telefon, e-mail, poștă, internet, aplicații fixe sau mobile pe care Clientul le accesează în vederea utilizării serviciilor furnizate);
Identificarea utilizatorilor/potențialilor utilizatori în vederea îndeplinirii obligațiilor legale care incumbă WESTACO la furnizarea Serviciilor;
Monitorizarea operațiunilor și derularea Serviciilor și/sau furnizarea de servicii suport pentru utilizatori/potențiali utilizatori;
Crearea sau analizarea de profiluri pentru îmbunătățirea Serviciilor și realizarea de sondaje precum și pentru efectuarea oricăror alte tipuri de promovare a Serviciilor și/sau realizarea de activități de marketing sau publicitate de tip general;
Analizarea comportamentului oricărei persoane care accesează site-urile WESTACO, prin folosirea de cookies, cu scopul de a furniza conținut (general și comercial) adaptat preferințelor utilizatorului, reţine parolele, preferințele de limba, filtrelor de protecție a copiilor, limitarea frecvenţei de difuzare a reclamelor etc.;
Efectuarea de analize interne (incluzând analize statistice) atât cu privire la Servicii cât și cu privire la portofoliul de utilizatori/potențiali utilizatori, pentru furnizarea, îmbunătățirea și dezvoltarea Serviciilor, precum și efectuarea de studii și analize de piață cu privire la Servicii;
Soluţionarea oricăror situaţii procedurale și/sau de natură juridică în legatură cu furnizarea Serviciilor sau interesul Societații;
Arhivare atât în format fizic cat și în format electronic a documentelor aferente furnizării Serviciilor și/sau corespondenței cu utilizatorii/potențialii utilizatori;
Raportarea către instituțiile statului conform reglementărilor legale aplicabile WESTACO (ex.: Banca Națională a României, alte autorități etc.).

Temeiurile prelucrărilor datelor cu caracter personal

WESTACO prelucrează datele cu caracter personal în scopurile menționate mai sus, în baza următoarelor temeiuri:

Pentru furnizarea Serviciilor în interesul legitim comun al WESTACO, Clientului, terţului și/sau partenerului, după caz, de a furniza Serviciile în mod optim și cu respectarea prevederilor și procedurilor legale;
În baza unei obligații legale aflate în sarcina WESTACO (ex. identificarea utilizatorilor/ potențialilor utilizatori, aplicarea prevederilor legale, raportări către autoritățile de supraveghere);
În baza consimțământului acordat prin selectarea opțiunilor de comunicare (ex. în caz de marketing direct etc.);
În baza Interesul legitim al Societaţii de a-și proteja situaţia sa financiară și bunurile sale și ale utilizatorilor.

Este obligatorie pentru utilizator comunicarea datelor? Care sunt consecințele în caz de refuz?

Prelucrările datelor cu caracter personal solicitate utilizatorilor/potențialilor utilizatori de catre WESTACO în vederea furnizării Serviciilor sunt considerate strict necesare pentru furnizarea Serviciilor conform prevederilor legale și procedurilor WESTACO. Refuzul de a furniza astfel de date ne pune în imposibilitatea de a furniza Serviciile. Utilizatorul poate opta să nu i se prelucreze datele în scopuri de marketing direct.

Pentru a opta pentru a nu se prelucra sau a nu se efectua anumite tipuri de prelucrări ale datelor dumneavoastră decât pentru scopul derulării şi dezvoltării transferului de bani WESTACO EXPRESS faceţi menţiunea “a nu se folosi datele mele” pe faţa formularului, la rubrica „Observaţii şi/sau opoziţii”.

Sunteţi sunteţi obligat(ă) să furnizaţi datele, acestea fiind necesare pentru oferirea serviciilor respective conform procedurilor şi derulării acestora în condiţii de siguranţă. Refuzul dvs. ne pune în imposibiltatea să vă oferim serviciile/produsele respective, acestea nemaiputând sa fie oferite in absenţa datelor de identificare necesare.

Destinatarii datelor cu caracter personal

Pentru îndeplinirea scopurilor menționate mai sus, Societatea poate dezvălui datele Clienților, acolo unde este strict necesar, pe baza nevoii de cunoaștere, către următoarele categorii de terți:

Autorități de reglementare (ex. Banca Națională a României etc.) și autorități sau instituții publice competente în condițiile legii;
Parteneri contractuali (ex. agenți ai Societății, auditori, consultanți etc.), unii având și calitatea de persoane împuternicite de operator cu prelucrarea datelor cu caracter personal.

Acești parteneri contractuali își desfasoară activitatea comercială și în Romania, iar acestora le pot fi furnizate datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a fi folosite în limita obligațiilor pe care și le-au asumat față de Societate. Datele cu caracter personal pe care le divulgăm către persoanele împuternicite de noi cu prelucrarea lor sunt limitate la minimul necesar de date cu caracter personal în vederea realizarii serviciilor respective și, totodată, le solicităm să nu folosească datele cu caracter personal în niciun alt scop.
Depunem toate eforturile să ne asigurăm că toate entitaţile cu care noi lucrăm stochează datele dumneavoastră cu caracter personal în condiţii de siguranţă și securitate. De asemenea, unii dintre ei sunt la randul lor operatori care își desfaşoară activitatea comercială și în România, cum ar fi furnizori ai serviciilor de plată în calitate de agenți.

Unii dintre aceștia sunt terţe parţi care nu au rolul de a prelucra datele cu caracter personal, dar pot avea acces la ele în vederea îndeplinirii obligaţiilor lor sau în interacţiunea lor cu Societatea, dupa cum ar fi societăţi de mentenanţă tehnică, auditori financiari sau prestatori de servicii juridice.
Datele cu caracter personal menţionate mai sus pot fi puse la dispoziţie sau transmise unor parţi terţe în urmatoarele situaţii: (i) autorităţi publice, auditori sau instituţii cu competenţe în activităţi de control cu privire la Serviciile, activităţile sau activele Societaţii, care solicită Societăţii să furnizeze informaţii, în baza obligatiilor legale care incumbă Societăţii. (ii) pentru îndeplinirea unei cerinţe legale, inclusiv cele legate de furnizarea Serviciilor, sau pentru protejarea drepturilor și activelor Societăţii noastre sau ale altor entităţi sau persoane, dupa cum ar fi instanţele de judecată (iii) părţi terţe achizitoare, în masura în care activitatea Societăţii ar fi (total sau parţial) transferată, iar datele cu caracter personal are persoanelor vizate ar fi parte din activele reprezentând obiectul tranzacţiei. De asemenea, pentru scopul prelucrării reglementat mai sus, putem furniza datele dumneavoastră cu caracter personal societăţilor care fac parte din grupul WESTACO, companii care vor fi supuse intrucţiunilor Societăţii în ceea ce priveşte prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal. Pentru mai multe informaţii vizitaţi: www.westaco.com.

Transferul datelor cu caracter personal în afara ţării

În contextul operaţiunilor descrise mai sus, datele cu caracter personal ale Clienților pot fi transferate în afara ţării către state din Uniunea Europeană (“UE”) sau din Spaţiul Economic European (“SEE”). Astfel, informăm Clienții, prin prezenta, că orice transfer efectuat de catre Societate catre un stat membru UE sau SEE va respecta prevederile legale din Regulamentul General privind protectia datelor nr. 2016/679 adoptat de Parlamentul European (“GDPR”).

Durata prelucrării

Vom stoca datele cu caracter personal ale Clienților doar pentru perioada de timp necesară atingerii scopurilor prelucrării, aşa cum sunt ele menţionate mai sus, și cu respectarea reglementarilor legale în vigoare inclusiv, dar fără a se limita la, la dispozițiile în materia arhivării.

Ce se intamplă cu datele utilizatorilor cu caracter personal dupa ce prelucrarea încetează

Dupa momentul în care durata prelucrarii menţionată mai sus expiră și Societatea nu mai are motive legale sau un interes legitim cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, datele cu caracter personal vor fi şterse în conformitate cu procedurile Societăţii, care pot implica arhivarea, anonimizarea, distrugerea.

Procesul decizional automatizat și crearea de profiluri

Datele cu caracter personal menţionate în prezenta pot fi supuse unor procese decizionale automatizate, inclusiv creare de profiluri.

Securitatea prelucrării datelor cu caracter personal

Societatea evalueaza și imbunătăţeşte în mod constant măsurile de securitate implementate în vederea asigurării unei prelucrări a datelor cu caracter personal în condiţii de siguranţă și securitate.

Drepturile persoanei vizate în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal

Conform Legii nr. 363/2018 și a Regulamentului nr. 190/2018, beneficiaţi de dreptul de acces, de intervenţie asupra datelor, dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale şi dreptul de a vă adresa justiţiei. Totodată, aveţi dreptul să vă opuneţi prelucrării datelor personale care vă privesc şi să solicitaţi ştergerea datelor*. Pentru exercitarea acestor drepturi, vă puteţi adresa cu o cerere scrisă, datată şi semnată la adresa indicata mai jos. De asemenea, vă este recunoscut dreptul de a vă adresa justiţiei.

În contextul prelucrării datelor cu caracter personal ale utilizatorilor / potențialilor utilizatori, persoana vizată are urmatoarele drepturi:

Dreptul la informare – art. 13 și 14 GDPR. Permite persoanelor vizate să știe, chiar de la momentul la care se face colectarea modul în care se vor utiliza acele date, către cine vor fi ele dezvăluite ori transferate, ce drepturi au persoanele în cauză cu privire la datele prelucrate etc.;
Dreptul de acces la datele cu caracter personal prelucrate – art. 15 GDPR. Permite persoanei să obțină, din partea WESTACO, o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care o privesc și, în caz afirmativ, acces la datele respective și la alte informații utile;
Dreptul la rectificarea sau ștergerea datelor – art. 17 GDPR. Permite persoanei să obțină din partea WESTACO ștergerea/rectificarea datelor cu caracter personal care o privesc, fără întârzieri nejustificate. Există, totuși, și excepții de la această regulă, cum ar fi: unele date sunt prelucrate pentru a oferi publicului dreptul la informare; datele sunt prelucrate în scopuri statistice ori de arhivare; datele sunt prelucrate pentru îndeplinirea unei obligații legale sau sunt prelucrate pentru constatarea sau apărarea unui drept în instanță;
Dreptul de a solicita restrictionarea prelucrarii – art. 18 GDPR: aveţi dreptul de a obţine restricţionarea prelucrării în cazurile în care: (i) consideraţi că datele cu caracter personal prelucrate sunt inexacte, pentru o perioadă care să permită operatorului să verifice exactitatea datelor cu caracter personal; (ii) prelucrarea este ilegală, dar nu doriţi să vă stergem datele cu caracter personal, ci să restrangem utilizarea acestor date; (iii) în cazul în care operatorul de date nu mai are nevoie de datele dumneavoastră cu caracter personal în scopurile menţionate mai sus, însă dumneavoastră aveţi nevoie de date pentru a constata, exercita sau apăra un drept în instanţa; sau (iv) v-aţi opus prelucrării, pentru intervalul de timp în care să verificam daca temeiurile legitime ale operatorului de date prevalează asupra drepturilor persoanei vizate;
Dreptul la portabilitatea datelor – art. 20 GDPR. Reprezintă dreptul de a vă primi datele cu caracter personal pe care le-ati furnizat WESTACO intr-o forma structurată, utilizată în mod curent și care poate fi citită automat, precum și dreptul de a transfera respectivele date către un alt operator, în cazul în care prelucrarea se bazează pe consimţământul dumneavoastră sau executarea unui contract și este efectuată prin mijloace automate;
Dreptul de a vă retrage consimţământul pentru prelucrare, atunci când prelucrarea are la bază consimţământul, fară a afecta legalitatea prelucrării efectuate până în momentul respectiv;
Dreptul de a vă opune cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal – art 21 GDPR – din motive legate de situaţia particulară în care vă aflaţi, atunci când prelucrarea se intemeiază pe interes legitim, precum și de a vă opune, în orice moment, prelucrării datelor în scopuri de marketing direct, inclusiv crearea de profiluri;
Dreptul de a nu fi obiectul unei decizii bazate exclusive pe prelucrare automatizată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează în mod similar intr-o masură semnificativă;
Dreptul de a depune o plangere în faţa Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) și dreptul de a vă adresa instanţelor de judecată competente.

Modificări aduse acestei Declarații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal

WESTACO își rezerva dreptul de a modifica prezenta Declarație – Politica de confidențialitate fără o înștiințare prealabilă, în conformitate cu legislația în vigoare. În măsura în care prezenta Declarație va suferi modificări, WESTACO va publica pe site o versiune actualizată. Vă rugăm să revedeți Declarația – Politica de confidențialitate din când în când, fie pe site-ul WESTACO fie în locațiile unde sunt disponibile Serviciile, pentru a fi la curent cu cea mai recenta versiune a acesteia.

Exercitarea drepturilor mentionate mai sus poate fi facută în orice moment. În vederea exercitării acestor drepturi, vă recomandăm să folosiţi formularele care pot fi găsite pe website-ul www.westaco.com sau prin transmiterea unei notificari în format electronic la urmatoarea adresă: dpo@westaco.com sau a unei notificări scrise, datate și semnate, la OP 37, CP 177 București.

Observație:
*Orice persoană are dreptul de a se opune, pentru motive legitime, la prelucrarea datelor ce o privesc. Acest drept de opoziţie poate fi exclus pentru anumite prelucrări prevăzute de lege (de ex.: prelucrări efectuate de serviciile financiare şi fiscale, de poliţie, justiţie, securitate socială). Prin urmare, această menţiune nu poate figura dacă prelucrarea are un caracter obligatoriu;
*Orice persoană are, de asemenea, dreptul de a se opune, în mod gratuit şi fără nici o justificare, la prelucrarea datelor sale personale în scopuri de marketing direct;
*Dacă unele din datele despre dumneavoastră sunt incorecte, vă rugăm să ne informaţi cât mai curând posibil.

Informaţii clienţi:
0729378226,
0749378226
www.westaco.com

Adresa de corespondenţă:
S.C. WESTACO S.R.L., OP 37, CP 177, Bucureşti

Email (responsabilul cu protecția datelor): dpo@westaco.com

Data: 09.09.2021